Der falsche Umgang mit einem Online-Terminbuchungssystem

Wie ein Online-Terminbuchungssystem Interessenten vertreiben kann.

Wir alle wissen sie zu schätzen. Besonders wir als Anbieter für webbasierte Automatisierungslösungen, sind vom Nutzen absolut überzeugt:

Online-Terminbuchungssysteme.

Doch in manchen Situationen können diese kontraproduktiv sein. Lesen Sie, wir es mir ergangen ist und ein Aha-Erlebnis mich hat umdenken lassen ein Online-Terminbuchungssystem einzusetzen.

Kennen Sie das Problem, wenn Sie vor lauter Begeisterung von etwas ein wenig den Bezug zur Realität verlieren oder gar Betriebsblind werden?

Vor einigen Wochen schrieb ich einem alten Weggefährten eine Nachricht über Xing. Man pflegt ja seine Kontakte und tauscht sich aus.

Wir hatten oft die gleichen Schulungen und Veranstaltungen besucht, um uns in den Möglichkeiten der Prozessautomatisierung weiterzubilden.

Beide nutzen wir ähnliche Lösungen, doch mit unterschiedlichen Ansätzen. Er für Einzelkämpfer und Kleinunternehmen, wir für größere Firmen und Bildungsinstitute.

Ein Online-Kalender oder Online-Terminbuchungssystem soll dabei helfen Interessierten einen Termin mit einem gewünschten Gesprächspartner zu Zeiten zu ermöglichen, in der eine Ansprechperson auch wirklich verfügbar ist. Eine super Sache.

Ich schickte ihm also eine Nachricht, mit der Frage, ob wir uns nicht mal telefonisch wieder austauschen wollen, denn bislang hatten wir beide sehr davon profitiert.

Nun passierte etwas, was mich selbst vollkommen überraschte: Er schickte einen Link zu seinem Terminkalender. Ohne Anmerkung. Nur die Url.

Ohne den Link zu seinem Online-Terminkalender zu klicken oder zu antworten, habe ich das Portal verlassen.

Zum Abend kam ich auf die Idee zu prüfen zu welchen Zeitpunkten der Online-Terminplaner von unserer Seite aufgerufen wurde. Man konnte ihn direkt von jeder Seite aus über ein Button erreichen. Wenn wir eine E-Mail oder über eine automatisierte Kampagne versendet haben, hat vorher meistens ein persönliches Gespräch stattgefunden.

Während die letzte Variante eine sehr hohe Zahl an Zugriffen und Terminerstellungen erzeugt hatte, waren die Zugriffe auf die Button zum Online-Kalender so gut wie unberührt. Nun versetzte ich mich in die Lage eines Seitenbesuchers. Würde ich aufgrund der Inhalte oder Anregungen gleich einen persönlichen Termin vereinbaren? Hatte ich das überhaupt schon mal selbst so genutzt? Ich zweifelte.

Die eigentliche Intension Interessierten eine Möglichkeit zu geben direkt mit mir oder meiner Kollegin zu sprechen, könnte man als aufdringlich empfinden.

Und tatsächlich. Im Gespräch mit einem Interessenten erzählte ich mein Erlebnis und bekam eine klare Rückmeldung: „Auf diese Button auf Ihrer Webseite klickt doch sowieso niemand…“ Ich will doch erst mal für mich herausfinden, ob Ihre Lösung für mich überhaupt Sinn macht. Warum soll ich dann mit Ihnen sprechen wollen und mich wahrscheinlich gleich in einem Verkaufsgespräch wiederfinden… Einen Termin will ich erst haben, wenn ich den Nutzen für mich sehen kann. Und dann rufe ich an oder schreibe Ihnen eine E-Mail.“

Das war ehrlich. Tatsächlich hatte ich diesen Aspekt überhaupt nicht berücksichtigt. Und ich selbst musste erst selbst darüber stolpern, um das gut gemeinte Angebot mit Link zum Kalender zu reduzieren.

Was habe ich daraus gelernt?

Ein Online-Terminplaner ist für eine gemeinsame Terminsuche wirklich eine tolle Sache. Evtl. nutzen Sie selbst Calendly, eTermin oder Doodle.

Doch der Einsatz eines solchen Tools sollte wohl dosiert genutzt werden. Dieses als zentrale Anlaufstelle zu präsentieren wirkt etwas plump und aufdringlich. Man nimmt sich damit sogar evtl. die Möglichkeit auf eine persönliche Kontaktaufnahme. Wir sind zwar alle mittlerweile Maus- und bildschirmgesteuert, doch der persönliche Kontakt ist ausgesprochen wichtig und sollte nicht außer Acht gelassen werden.

Ich bin mittlerweile dazu übergegangen die Leute direkt zu fragen, ob es Sinn macht den Kalenderlink zu versenden. Das funktioniert immer dann hervorragend, wenn ich mal nicht erreichbar bin und das Sekretariat diese Möglichkeit anbietet. Oder wenn die Person gerade selbst keinen Zugriff auf den eigenen Kalender hat. Ansonsten macht man das mal eben schnell zum Ende des persönlich geführten Gespräches.

Und? Welche Erfahrung machen Sie mit solchen Angeboten? Nutzen Sie diese oder erzeugen sie auch eher Ablehnung, wie es bei mir der Fall war? Ich bin sehr gespannt.