„Für die Buchhaltung kaufen wir keinen Zugang“
Der Satz fällt in fast jedem Haus, sobald der Preis je Nutzer auf dem Tisch liegt. Er klingt nach Sparsamkeit und ist in Wahrheit eine Entscheidung darüber, wer im Betrieb künftig nichts vom Kunden weiß. Wer die Rechnung dafür sehen will, muss nicht rechnen, sondern nachfragen.
Was ein Kopf im Jahr kostet
Auf der europäischen Preisliste von Salesforce steht die Sales Cloud in der Stufe Core bei 195 Euro je Nutzer und Monat, Advanced bei 395 Euro, Max bei 550 Euro, jeweils jährlich abgerechnet. Zwanzig Leute in der mittleren Stufe sind 94.800 Euro im Jahr. Jeder weitere Kopf kostet 4.740 Euro. An dieser Stelle hört das Nachdenken über Abläufe auf und das Rechnen fängt an. Die Buchhaltung bekommt keinen Zugang, die Werkstatt auch nicht, und der Meister sieht die Anfrage nie.
Der Anbieter kennt das Problem
HubSpot hat am 5. März 2024 in einer eigenen Mitteilung die Mindestzahl an Sitzplätzen für Vertrieb und Service gestrichen und Plätze mit reinem Leserecht kostenlos und unbegrenzt gemacht. Damit hat der Anbieter auf etwas reagiert, das im Markt jeder kennt: Betriebe halten eigene Leute aus dem System heraus, weil jeder Zugang Geld kostet.
Was an die Stelle tritt, ist nicht ruhiger
Der Preis je Kopf verliert tatsächlich an Boden. IDC erwartet, dass bis 2028 siebzig Prozent der Softwareanbieter ihre Preise auf Verbrauch, Ergebnis oder Größe der Organisation umstellen. Bain beschreibt die Erwartung der Käufer so: Wenn eine Maschine eine Aufgabe übernimmt, will man nach Ergebnis zahlen und nicht nach Anmeldungen. Nur führt dieser Weg nicht zur Pauschale. Auf der Preisseite von Salesforce für Agentforce stehen heute vier Preisschilder nebeneinander: zwei Dollar je Gespräch, 500 Dollar je 100.000 Guthabenpunkte, fünf Dollar je Nutzer und Monat sowie ein Zusatz von 125 Dollar je Nutzer und Monat. Was das im März kostet, weiß im Januar niemand.
Der Maßstab, der beides beantwortet
Die Frage ist enger als Pauschale gegen Kopfpreis. Sie lautet: Bewegt sich der Preis nur dann, wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben? Ein neuer Mitarbeiter ist keine Entscheidung über Software. Dreihundert Anfragen mehr sind keine. Ein Kollege, der viel tippt, ist keine. Ein Modul dazubuchen, weil Sie jetzt telefonieren wollen, ist eine. Jedes Modell, dessen Rechnung ohne Ihr Zutun steigt, verlagert eine Entscheidung von Ihnen zum Anbieter.
Eine Pauschale ist deshalb nicht die gerechte Lösung, sondern eine andere Verteilung. Sie entlastet das Haus mit vielen Leuten und belastet den Betrieb mit dreien. Für zwei Leute im Büro ist der Preis je Kopf schlicht billiger. Wer eine Pauschale anbietet, hat sich für eine Sorte Kunde entschieden und sollte das sagen.
Ich sage es deshalb: Ich rechne nicht nach Köpfen ab. Software wird nach dem bezahlt, was sie kann, und nicht danach, wie viele Leute sie benutzen. Die monatliche Summe steht fest und steigt nur, wenn jemand eine Funktion dazubucht, die nicht jeder braucht. Für zwei Leute im Büro ist das zu teuer. Für ein Haus, in dem mehrere Abteilungen an denselben Kunden arbeiten, ist es die ruhigere Rechnung.
Der Handgriff für diese Woche
Zählen Sie zwei Zahlen. Erstens: Wie viele Leute in Ihrem Haus hätten mit Kundendaten zu tun, haben aber keinen Zugang. Zweitens: Gehen Sie zu dreien davon und fragen Sie, wo diese Daten stattdessen liegen. Rechnen Sie mit einer halben Stunde. Sie werden Tabellen finden, Postfächer und Notizbücher. Das ist der Preis, den der gesparte Zugang wirklich hat.
Häufige Fragen
Ab wann ist eine Pauschale günstiger als der Preis je Nutzer?
Das lässt sich ausrechnen, sobald beide Zahlen auf dem Tisch liegen. Teilen Sie die Pauschale durch die Zahl der Leute, die den Zugang wirklich brauchen, und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Preis je Nutzer. Bei zwei oder drei Personen gewinnt fast immer der Kopfpreis. Je mehr Abteilungen mitarbeiten sollen, desto schneller kippt es.
Ist der Preis je Nutzer grundsätzlich unfair?
Nein. Er ist einfach zu verstehen, leicht zu prüfen und für kleine Betriebe günstig. Sein Problem liegt woanders: Er bestraft genau das, was Sie eigentlich wollen, nämlich dass mehr Leute im Haus mit denselben Kundendaten arbeiten. Wer viele Zugänge braucht, zahlt für eine Zahl, die mit dem Nutzen der Software nichts zu tun hat.
Was bringen kostenlose Zugänge mit reinem Leserecht?
Sie lösen den halben Ärger. Wer nur sehen muss, was mit einem Kunden zuletzt passiert ist, kommt damit aus, und die Zahl der bezahlten Plätze sinkt. Sobald jemand etwas eintragen soll, etwa ein Telefonat oder eine Reklamation, endet das Leserecht und der Platz wird wieder bezahlt.
Woran erkenne ich früh, dass ein Verbrauchsmodell teuer wird?
An der Einheit, die abgerechnet wird. Fragen Sie, wie viele dieser Einheiten Ihr Haus im letzten Monat verbraucht hätte, und lassen Sie sich das anhand Ihrer eigenen Zahlen vorrechnen, nicht anhand eines Beispielkunden. Wenn der Anbieter das nicht kann, kann er auch Ihre Rechnung nicht vorhersagen.
Was kostet ein gesparter Zugang wirklich?
Meistens mehr als der Zugang. An seiner Stelle entsteht eine eigene Liste, ein eigenes Postfach oder ein Notizbuch, und die Daten darin fehlen allen anderen. Der Aufwand fällt trotzdem an, nur taucht er in keiner Rechnung auf und lässt sich deshalb auch nicht kürzen.
Was frage ich einen Anbieter vor der Unterschrift?
Zwei Dinge. Erstens: Welche Ereignisse lassen meine monatliche Rechnung steigen, ohne dass ich etwas bestelle. Zweitens: Was kostet es, wenn im nächsten Jahr zehn Leute mehr mit dem System arbeiten. Lassen Sie sich beide Antworten schriftlich geben.
