CRM für Schulen

DComIv: Das spezialisierte Schul-CRM-Modul der DComSuite

CRM für Schulen

Privatschulen und Internate stehen vor der Herausforderung, Interessenten effizient zu verwalten und anzusprechen. Herkömmliche CRM-Systeme, die für Vertriebsorganisationen konzipiert sind, bieten oft eine Vielzahl von Funktionen, die für Schulen unnötig und kompliziert sind. Diese Systeme erfordern nicht nur eine intensive Einarbeitung, sondern lassen die Benutzer auch mit der Aufgabe zurück, herauszufinden, welche Funktionen tatsächlich für ihre spezifischen Bedürfnisse relevant sind. Hier setzt DComIv, ein Modul der DComSuite Professional, an, das speziell als CRM für Schulen entwickelt wurde und diese Probleme löst.

Probleme mit herkömmlichen CRM-Systemen

1. Überflüssige Funktionen

Herkömmliche CRM-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen, die in einem Schulbetrieb oft nicht benötigt werden. Funktionen wie Vertriebspipeline-Management und Verkaufsprognosen sind in der Regel nicht relevant für die Verwaltung von Schülerinteressenten. Schulen müssen Zeit und Ressourcen investieren, um diese Funktionen zu verstehen und zu unterscheiden, welche für sie wirklich nützlich sind.

2. Komplexität und Benutzerfreundlichkeit

Die Komplexität herkömmlicher CRM-Systeme stellt für Schulen ein erhebliches Problem dar. Die Benutzeroberflächen sind oft nicht intuitiv und erfordern eine umfangreiche Schulung. Schulmitarbeiter, die bereits mit zahlreichen Aufgaben belastet sind, haben nicht die Zeit, sich in komplexe Systeme einzuarbeiten.

3. Fehlende Anpassung an den Schulalltag

Standard-CRM-Systeme sind auf die Bedürfnisse von Vertriebsteams zugeschnitten und berücksichtigen nicht die spezifischen Anforderungen des Schulbetriebs. In Schulen wird der „Vertrieb“ von Sekretärinnen und Schulleitern durchgeführt, die andere Prioritäten und Arbeitsabläufe haben als typische Vertriebsteams.

DComIV: Die Lösung für Schulen

DComIv, ein Modul der DComSuite Professional, ist speziell auf die Bedürfnisse von Schulen zugeschnitten und bietet eine benutzerfreundliche Lösung zur Verwaltung von Interessentendaten. Hier sind einige der Hauptfunktionen und Vorteile von DComIv:

1. Spezialisierte Funktionen für Schulen

DComIv bietet genau die Funktionen, die Schulen benötigen, um Interessentendaten effizient zu verwalten. Es greift auf die Funktionen der DComSuite zurück, um Daten aus verschiedenen Werbemedien zu integrieren und diese automatisch zu segmentieren, um gezielte Kommunikationsstrategien zu ermöglichen. Die Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv, sodass Schulmitarbeiter mit minimalem Aufwand darauf zugreifen können.

2. Einfache Pflege und Abrufbarkeit von Interessentendaten

Die intuitive Benutzeroberfläche von DComIv erlaubt es, die in der DComSuite gesammelten und qualifizierten Interessentendaten mit wenigen Klicks abzurufen und zu aktualisieren, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Dies macht DComIv zu einem effektiven CRM für Schulen.

3. Automatisierte und personalisierte Kommunikationskampagnen

Durch die Integration mit der DComSuite ermöglicht DComIv Schulen, automatisierte und personalisierte Kommunikationskampagnen durchzuführen. Diese Kampagnen basieren auf den in der DComSuite gesammelten und qualifizierten Daten und sind auf die individuellen Bedürfnisse und Interessen der Interessenten zugeschnitten. Dies verbessert die Relevanz der Kommunikation und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Interessenten zu Schülern werden.

4. Umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen

Als Modul der DComSuite Professional, können Schulen detaillierte Berichte und Analysen erstellen, um die Effektivität ihrer Marketingstrategien zu messen und kontinuierlich zu verbessern. Durch die Überwachung der Kampagnenleistung können Schulen ihre Akquise-Strategien optimieren.

Einzigartige Vorteile von DComIv für Schulen

• Schlanke und intuitive Benutzeroberfläche: Entwickelt für Benutzer mit wenig technischer Erfahrung, erleichtert DComIv die tägliche Verwaltung von Interessentendaten.
• Effiziente Datenverarbeitung durch die DComSuite: DComIv stellt die in der DComSuite gesammelten und qualifizierten Daten auf einer simplen Oberfläche dar und ermöglicht eine schnelle und effektive Pflege sowie die Aktivierung von personalisierten Kampagnen.
• Erhöhung der persönlichen Gespräche: Schulen, die die DComSuite und DComIv nutzen, können durch automatisches Nachfassen und transparente Darstellung der Interessenteninformationen 60%-80% mehr persönliche Gespräche generieren, die zuvor aufgrund von Zeitmangel nicht stattfanden. Automatisiertes Versenden von Infomaterial, Vorstellung der Schule und Einladungen erleichtern diesen Prozess.
• On-Premises-Lösung: DComIv kann auf dem schuleigenen Server installiert werden, was maximale Datensicherheit und Kontrolle gewährleistet.

Praktische Anwendung im Schulalltag

1. Effiziente Akquise neuer Schüler

Die DComIv ermöglicht eine gezielte Ansprache potenzieller Schüler und deren Eltern. Durch die in der DComSuite gesammelten und qualifizierten Daten können Schulen personalisierte Kampagnen und gezielte Informationen einsetzen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Interessenten zu Schülern werden. Dies macht DComIv zu einem idealen Schul-CRM.

2. Verbesserung der Schülerbindung

Neben der Akquise neuer Schüler ist die Pflege bestehender Schülerbeziehungen essenziell. DComIv hilft Schulen, eine starke Bindung zu ihren Schülern und deren Eltern aufzubauen und diese langfristig zu halten.

3. Entlastung des Verwaltungspersonals

Die Automatisierungsfunktionen der DComSuite können in DComIv aktiviert werden, sodass wiederkehrende administrative Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, Einladungen oder Informationen automatisch erfolgen. Dadurch können sich Sekretariat, Schulleitung und Geschäftsführung mehr auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Erfolgsbeispiele und Anwendungsszenarien

Mehrere Schulen, die DComIv implementiert haben, berichten von signifikanten Verbesserungen in ihren Verwaltungsprozessen und der Schülerakquise. Eine Schule konnte beispielsweise die Anzahl der Anmeldungen um 40% steigern, indem sie personalisierte E-Mail-Kampagnen nutzte, die auf den in der DComSuite gesammelten und qualifizierten Daten basierten. Eine andere Schule verzeichnete eine Reduzierung der Bearbeitungszeit für Anfragen um 50% dank der effizienten Datenverwaltung und -pflege durch DComIv. Zusätzlich wurde durch den Einsatz der DComSuite und der Nutzung von DComIv die Anzahl der persönlichen Gespräche durch automatisches Nachfassen und transparente Darstellung der Informationen um 60%-80% erhöht.

Detaillierte Funktionen im Überblick

Datenintegration aus verschiedenen Werbemedien

Die DComIv zeigt die Daten und Merkmale der DComSuite auf einen Blick an, die aus verschiedenen Werbemedien gewonnen wurden:

• Soziale Medien: Sammeln und Analysieren von Daten aus Plattformen wie Facebook, Twitter und Instagram.
• E-Mail-Kampagnen: Integrierte Tools zur Verwaltung und Analyse von E-Mail-Marketingkampagnen.
• Schulwebseiten: Direkte Integration von Anfragen und Registrierungen über die Schulwebseite.

Segmentierung und Qualifizierung von Interessenten

Die DComSuite ermöglicht Interessenten effizient zu segmentieren und zu qualifizieren und die Ergebnisse in der DComIv anzuzeigen. So haben Sekretariat und Schulleitung alle wichtigen Informationen gleich vor Augen:

• Verhaltensbasierte Segmentierung: Analyse des Nutzerverhaltens zur gezielten Ansprache.
• Demografische Segmentierung: Berücksichtigung von Altersgruppen, Wohnorten und anderen demografischen Daten.

Personalisierte Kommunikationskampagnen und Kampagnensteuerung

Die DComIv greift kann personalisierte Kommunikationskampagnen zu steuern:

• Kampagnen in der DComSuite Professional ermöglichen eine automatisierte und hochgradig personalisierte Kommunikation mit Interessenten. Durch die zielgerichtete Ansprache, basierend auf detaillierten Interessentenprofilen, können Schulen die Wirksamkeit ihrer Marketingbemühungen maximieren.
• Die Kampagnensteuerung bietet umfangreiche Werkzeuge zur Konfiguration und Anpassung von Kampagnen. Die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität dieser Funktionen gewährleisten, dass Kampagnen stets den Schulzielen und den Bedürfnissen der Interessenten entsprechen.

Daten-Analysefunktionen

Die DComIv bietet eine umfassende Analysefunktionen:

• Das Reporting-Modul der DComSuite Professional und die Analysefunktion der DComIv runden das Spektrum der Funktionalitäten ab und bietet tiefe Einblicke in die Effektivität der Interessentenverwaltung, der durchgeführten Kampagnen und der Kampagnensteuerung. Sie zeichnen sich aus durch:
• Individuelle Berichterstellung: Nutzer können Berichte basierend auf verschiedenen Kriterien wie Status, Datum, Postleitzahl oder Verkäufer erstellen, um spezifische Einblicke in ihre Daten zu erhalten.
• Wiederholte Nutzung von Berichten: Einmal erstellte Auswertungen können gespeichert und bei Bedarf einfach wieder aufgerufen werden, was eine kontinuierliche Überwachung der Performance ermöglicht.
• Vielseitige Exportoptionen: Die Daten können für eine weitere Verarbeitung oder Analyse in verschiedenen Formaten exportiert werden, darunter Excel-Tabellen, CSV-Dateien, PDFs oder direkt als Druckversion. Dies erleichtert die Integration der Insights in andere Systeme oder die Präsentation der Ergebnisse.
• Das Reporting bietet somit eine kraftvolle Grundlage für datengetriebene Entscheidungen und die kontinuierliche Optimierung der Interessentenansprache und Kampagnengestaltung. Durch die detaillierte Analyse der Performance können Schulen ihre Strategien präzise anpassen und ihre Marketing- und Vertriebseffizienz signifikant steigern.

Erweiterte Kommunikationstools

Moderne CRM-Systeme bieten fortschrittliche Kommunikationstools, die eine effektive Interaktion mit Schülern und Eltern über verschiedene Kanäle wie E-Mail und SMS ermöglichen. Automatische Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse sind ebenfalls ein integraler Bestandteil, der die Kommunikation vereinfacht.

Automatisierung von Routineaufgaben

Die Automatisierungsfunktionen der DComSuite können in der DComIv aktiviert werden, sodass wiederkehrende administrative Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, Einladungen oder Informationen automatisch erfolgen. Dadurch können sich Sekretariat, Schulleitung und Geschäftsführung mehr auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Mobile Zugänglichkeit

Die Verfügbarkeit einer mobilen Version des CRM ermöglicht es Mitarbeitern und Lehrkräften, auch unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen. Dies ist besonders nützlich für Lehrkräfte, die außerhalb der Schule kommunizieren oder auf Daten zugreifen müssen.

Integration mit anderen Systemen

Ein leistungsfähiges Schul-CRM wie die DComIv sollte problemlos mit anderen in der Schule verwendeten Systemen wie Lernmanagement-Systemen und Buchhaltungssoftware integrierbar sein. Diese Integrationen helfen, Daten nahtlos zu verwalten und den Schulbetrieb weiter zu optimieren. So lassen sich Interessentendaten auf Knopfdruck zum Beispiel in die Schulverwaltung Atlantis überführen, damit sie dort weiter gepflegt werden.

Ein Beispiel für die Nutzung der Interessentenverwaltung

Ein Interessent meldet sich telefonisch, um Informationen zu einem Produkt zu erhalten. Der Verkauf nimmt die Kontaktdaten auf und fragt, ob Informationen an die Person per E-Mail, per Post oder direkt durch einen Verkäufer übermittelt werden sollen.

• E-Mail: Der Verkauf setzt ein entsprechendes Merkmal im System, und das Automatisierungssystem sendet ein Opt-In. Bestätigt die Person das Opt-In, werden automatisch die Informationen versendet. Reagiert die Person nach drei Tagen nicht, wird automatisch eine Erinnerung gesendet.
• Postversand: Ein entsprechendes Merkmal wird gesetzt, und die Post (z.B. Infomaterial, Anmeldevorlagen, Verträge) wird manuell ausgeliefert. Das System sendet nach einer definierten Anzahl von Tagen eine Nachfrage, ob die Post angekommen ist und ob noch weitere Fragen bestehen.
• Hinweisfunktion: Ein Hinweis wird an die verantwortliche Person in der Schule gesendet, dass ein neuer Interessent zugewiesen wurde. Die Person kann in der Wiedervorlage nachverfolgen, worüber bereits gesprochen wurde und welche Fragen geklärt werden sollen und anhand der Statusmerkmale weiß jeder wie bereit ein Interessent für die nächsten Schritte ist.

Fazit

DComIV bietet als Modul der DComSuite Professional eine spezialisierte und benutzerfreundliche Lösung für die Interessentenverwaltung in Schulen. Durch die Integration und Segmentierung von Daten, automatisierte und personalisierte Kommunikationskampagnen sowie umfassende Reporting- und Analysefunktionen, ermöglicht DComIV Schulen, ihre Effizienz zu steigern und erfolgreich neue Schüler zu gewinnen. Als On-Premises-Lösung bietet DComIV zudem maximale Datensicherheit und Kontrolle. Mit DComIV sind Schulen bestens gerüstet, um den Herausforderungen der digitalen Welt zu begegnen und ihre Bildungsziele zu erreichen. DComIV ist das ideale CRM für Schulen, das auf die spezifischen Bedürfnisse von Privatschulen und Internaten zugeschnitten ist. Ein Schul-CRM wie DComIV optimiert die Verwaltung und Kommunikation innerhalb von Bildungseinrichtungen, verbessert die Effizienz und schafft eine bessere Interaktion mit Schülern, Eltern und Lehrkräften.