Was bedeutet es wirklich, den Vertrieb zu automatisieren?

Die Anforderungen des Vertriebs und der Sekretariate.

Zeit ist das wertvollste Gut des Arbeitsalltags. Je mehr Zeit man für die erforderlichen Tätigkeiten des Alltags hat, desto mehr Zufriedenheit und Freude herrscht am Arbeitsplatz. In zwei Beispielen aus dem Mittelstand und dem Bildungswesen möchten wir Ihnen die Vorzüge der Marketingautomatisierung und Vertriebsautomatisierung näherbringen und erklären, was wir darunter verstehen.

Fallbeispiel mittelständisches Unternehmen

Ein mittelständisches Unternehmen sah sich mit der Aufgabe konfrontiert, das Sekretariat zu entlasten und den Außendienst effizienter zu gestalten. Täglich wurden Daten aus etwa 20 verschiedenen Quellen gesammelt, wovon mehr als die Hälfte aus Onlineportalen und gezielter Social-Media-Werbung stammte. Diese Daten mussten manuell in das CRM-System importiert und nach Postleitzahlen den zuständigen Außendienstmitarbeitern zugeordnet werden. Die manuelle Verarbeitung dieser Daten nahm monatlich etwa 15 bis 20 Stunden in Anspruch und führte oft zu Verzögerungen und Überlastung des Sekretariats, was das Leadmanagement und die Leaderfassung erschwerte.

Probleme und Herausforderungen

Die manuelle Datenverarbeitung führte zu mehreren Problemen:

1. Zeitaufwand und Arbeitsüberlastung: Das Sekretariat war mit der manuellen Eingabe und Zuordnung der Daten überlastet, was zu Verzögerungen und Fehlern in der Leaderfassung führte.
2. Motivationsverlust im Außendienst: Aufgrund der unregelmäßigen und oft verspäteten Datenbereitstellung verlor der Außendienst häufig die Motivation, den Interessenten nachzugehen, was die Verfolgung von warmen Leads und Vertrieb Leads erschwerte.
3. Ineffiziente Lead-Verteilung: Die manuelle Zuordnung der Leads nach Postleitzahlen war zeitaufwendig und fehleranfällig, was die Effizienz des Vertriebs minderte. Effektive Leadrouting-Methoden könnten hier Abhilfe schaffen.

Lösungsansatz mit DComSuite

Unser Ziel war es, die Arbeitslast des Sekretariats zu reduzieren und die Effizienz des Vertriebs zu steigern. Die Implementierung der DComSuite ermöglichte eine Automatisierung der Datenverarbeitung und eine optimierte, automatisierte Lead-Verteilung.

1. Automatisierter Import und Segmentierung: Daten aus verschiedenen Kanälen wurden automatisch in das CRM-System importiert und segmentiert. Eine API-Verbindung ermöglichte den direkten Import von Daten, während eine interne Webfunktion als Backup diente. Dies eliminierte die Notwendigkeit manueller Dateneingaben und reduzierte die Fehlerquote durch Workflow-Automatisierung und verbesserte Leaderfassung.
2. Kampagnensteuerung: Eine automatisierte Kennenlern-Kampagne stellte sicher, dass Interessenten nach ihrer Anfrage sofort personalisierte E-Mails erhielten. Dies erhöhte die Vorqualifizierung und verbesserte die Kundenbindung durch effektives Leadnurturing und Leadqualifizierung.
3. Automatisierte Statusverfolgung und Benachrichtigung: Der Status der Interessenten änderte sich automatisch basierend auf ihren Interaktionen. Außendienstmitarbeiter wurden über neue Leads und deren Status sowohl im CRM als auch per E-Mail informiert, was das Leadscoring und die Lead-Bewertung optimierte.
4. Integrierte Dublettenprüfung: Daten aus Messen, Hausmessen und anderen Veranstaltungen wurden automatisch auf Duplikate geprüft. Dies gewährleistete, dass jeder Interessent nur einem Verkäufer zugewiesen wird. Treffen beispielsweise zwei Verkäufer auf denselben Interessenten, kann der zweite Verkäufer schnell überprüfen, ob dieser bereits betreut wird. Dies verhindert doppelte Arbeit und stellt sicher, dass der richtige Ansprechpartner den Kontakt übernimmt, indem klare Leadrouting-Regeln und Lösungen für Leadrouting-Herausforderungen implementiert werden.

Vorteile für das Sekretariat

Die Automatisierung der Datenverarbeitung brachte erhebliche Vorteile für das Sekretariat:

• Zeitersparnis: Die manuelle Bearbeitung von 15 bis 20 Stunden pro Monat wurde vollständig eliminiert. Bei einem Stundenlohn von 26 Euro ergab dies eine monatliche Einsparung von 520 Euro und eine jährliche Einsparung von 6240 Euro, was die Vertriebseffizienz erheblich steigerte.
• Reduzierte Arbeitsbelastung: Das Sekretariat musste nur noch in Ausnahmefällen eingreifen, was die Arbeitszufriedenheit und Vertriebsproduktivität steigerte.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimierten die Fehlerquote bei der Dateneingabe und -zuordnung.

Optimierung des Außendienstes

Auch der Außendienst profitierte erheblich von der Automatisierung durch die DComSuite:

• Zeiteinsparung und Produktivität: Außendienstmitarbeiter sparten täglich etwa zwei Stunden, die sie nun für den direkten Kundenkontakt nutzen konnten, was sowohl die Vertriebsproduktivität als auch die Vertriebseffizienz erhöhte.
• Bessere Lead-Qualifikation und Priorisierung: Automatisierte Lead-Scoring und Aktivitätstracking halfen, die vielversprechendsten Leads zu identifizieren und zu priorisieren. Dies führte zu einer höheren Abschlussquote durch effektives Leadscoring und Lead-Priorisierung.
• Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit: Die zentrale Speicherung und Echtzeit-Aktualisierung von Daten ermöglichten eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, unterstützt durch übersichtliche Dashboards.
• Schnellere Reaktionszeiten: Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen stellten sicher, dass Außendienstmitarbeiter sofort über neue Leads informiert wurden und schnell reagieren konnten, unterstützt durch effektive Vertriebstools.
• Datenkonsistenz und Reporting: Automatisierte Prozesse stellten eine konsistente Datenqualität sicher und ermöglichten die einfache Erstellung detaillierter Vertriebsberichte, die fundierte Entscheidungen unterstützten, insbesondere im Bereich der Leadberichterstattung.
• Optimierte Nutzung von Messekontakten: Dank der integrierten Dublettenprüfung konnten Verkäufer schnell feststellen, ob ein Interessent bereits betreut wird. Dies ermöglichte es, entweder das Gespräch fortzuführen und eine ausführliche Notiz für den Hauptverkäufer zu hinterlassen, oder den Kontakt sofort an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten. Dies spart wertvolle Zeit und vermeidet doppelte Arbeit, was die Leadrouting-Vorteile verdeutlicht.

Fallbeispiel aus dem Bildungswesen

Ein weiteres Beispiel für die erfolgreiche Implementierung der DComSuite stammt aus dem Bildungswesen. Ein Bildungsträger nutzte die DComSuite, um die Aufnahme der Daten aus der Facebook-Werbung zu automatisieren, was ein hervorragendes Beispiel für Marketingautomatisierung darstellt.

Ausgangssituation

Der Bildungsträger hatte zuvor nie einen strukturierten Vertriebsansatz verfolgt. Anfragen wurden von der Sekretärin und dem Geschäftsführer bearbeitet, was oft dazu führte, dass viele Anfragen aus Zeitgründen liegen blieben. Das Nachfassen von Gesprächen fiel vollständig aus, da es nicht möglich war, auf Basis einer Excel-Liste Ordnung mit den Daten und den verschiedenen Stati zu halten. Die Anfragelast war zu hoch, und die verfügbare Zeit zur Bearbeitung zu gering, was ein effektives Leadmanagement verhinderte.

Implementierung der DComSuite

Mit der Implementierung der DComSuite wurde ein ähnliches Gerüst wie bei dem mittelständischen Unternehmen aufgebaut. Allerdings lag der Unterschied darin, dass der Bildungsträger nie einen Verkäufer hatte.

1. Automatisierter Datenimport: Die Anfragen aus der Facebook-Werbung wurden automatisch in das CRM-System importiert.
2. Segmentierung und Qualifizierung: Die Daten wurden automatisch nach Relevanz und Interaktionen qualifiziert und segmentiert.
3. Automatisierte Nachverfolgung: Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen stellten sicher, dass kein Interessent vergessen wurde und zeitnah nachgefasst werden konnte, was den Leadnurturing-Prozess unterstützte.

Ergebnisse und Vorteile

Die Implementierung der DComSuite führte zu erheblichen Verbesserungen:

• Entlastung der Mitarbeiter: Die Sekretärin und der Geschäftsführer wurden erheblich entlastet, da die manuelle Bearbeitung der Anfragen entfiel, was die Vertriebsproduktivität und Vertriebseffizienz deutlich steigerte.
• Effizientere Bearbeitung: Aus den getätigten Gesprächen wurden etwa 80 % der Interessenten zu einem Entscheidungsgespräch geführt, von denen ca. 60 % einen Vertrag abschlossen. Dies zeigt, wie effektiv die DComSuite dazu beiträgt, potenzielle Kunden zu qualifizieren und sie durch den Vertriebsprozess zu führen, was eine hervorragende Leadqualifizierung im Bereich Inbound Sales ermöglicht.

Fazit: Ein umfassender Vorteil für Unternehmen und die Anforderungen des Vertriebs und der Sekretariate zu optimieren

Die Automatisierung von Marketing- und Vertriebsprozessen mit DComSuite bedeutet nicht nur das Schalten von Online-Werbung oder die Einführung eines Online-Terminkalenders. Es geht darum, Routineaufgaben zu automatisieren, manuelle Fehler zu eliminieren und den Vertrieb effizienter zu gestalten. Unser Fallbeispiel zeigt, wie eine durchdachte Automatisierungslösung nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter steigert, indem sie effektive Vertriebsautomatisierungstools und optimierte Vertriebsworkflows nutzt.

Durch die Implementierung der DComSuite konnte unser Kunde aus dem Mittelstand seine Vertriebsprozesse und die Vertriebssystematik optimieren, die Arbeitslast des Sekretariats reduzieren und letztlich seine Vertriebsziele effizienter und kostengünstiger erreichen. Ebenso konnte der Bildungsträger seine Arbeitsabläufe verbessern und seine Abschlussquote signifikant erhöhen. Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen haben, können von diesen Erfahrungen lernen und ähnliche Lösungen in Betracht ziehen, um ihre Vertriebseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.