HubSpot oder Salesforce? Die Frage davor ist, wie Sie bezahlen wollen
Beide sind gute Systeme, und beide rechnen je Nutzer ab. Das nützt dem Betrieb mit zwei Leuten und kostet den Betrieb mit zwanzig mit jedem Kopf mehr, der Zugang bekommen soll. Vor dem Funktionsvergleich steht deshalb eine andere Frage: Sollen Buchhaltung, Service und Außendienst in dasselbe System sehen? Wenn ja, ist der Preis je Nutzer Ihr Gegner.
Wenn ein Betrieb ein CRM sucht, fallen zuerst diese beiden Namen. HubSpot ist schnell eingerichtet und wächst mit, Salesforce kann fast alles und braucht dafür Leute, die es einrichten. Über beides gibt es genug Vergleiche. Was darin selten steht, ist die Frage, die vor dem Funktionsvergleich kommt.
Wie die beiden abrechnen
Je Nutzer und Monat, in Stufen. Wer mehr Leute hineinlässt, zahlt mehr. Bei größeren Ausbaustufen kommen Zuschläge für Kontakte, Zusatzmodule und Betreuung dazu. Das ist kein Vorwurf, es ist ihr Modell, und für einen kleinen Betrieb ist es fair: zwei Leute, zwei Zugänge, überschaubar.
Es wird teuer, wenn ein Betrieb das System so nutzen will, wie es gedacht ist: alle sehen hinein. Der Service, der weiß, was der Kunde zuletzt gemeldet hat. Die Buchhaltung, die sieht, ob ein Angebot offen ist. Der Außendienst, der vom Auto aus nachsieht. Zwanzig Leute, zwanzig Zugänge, und der Betrieb fängt an, Zugänge zu rationieren.
Was Rationieren kostet
Sobald nicht alle hineinsehen dürfen, entstehen Umwege. Der Servicemitarbeiter fragt den Verkäufer per Mail, was mit dem Kunden ist. Die Buchhaltung führt eine eigene Liste. Der Außendienst ruft im Büro an. Das System, das die Umwege abschaffen sollte, erzeugt neue, weil der Preis je Kopf dazu verleitet, Köpfe draußen zu lassen.
Warum Verkäufer dann suchen statt zu verkaufen, steht in Ihre Verkäufer suchen, statt zu verkaufen.
Wie ich es halte
Ich lehne den Preis je Nutzer ab. Software sollte nach dem bezahlt werden, was sie leistet, also nach dem Umfang der Funktionen, die ein Betrieb braucht, und nicht danach, wie viele Leute sie benutzen. Das Wort „Leistung“ wird im Markt manchmal anders gebraucht, als Abrechnung je Vorgang; das meine ich nicht. Ich meine feste monatliche Kosten, die nur steigen, wenn ein Zusatzmodul dazukommt, das nicht jeder braucht.
Das rechnet sich erst ab einer gewissen Zahl von Nutzern. Für einen Betrieb mit zwei Leuten ist der Preis je Nutzer günstiger, und das sage ich ihm auch. Für einen Betrieb mit einer Buchhaltung, einem Service und einem Außendienst kippt es. Wo, hängt vom Anbieter ab.
Was Sie selbst rechnen können
Zwei Linien über drei Jahre. Die erste: die Zahl der Leute, die ins System sehen sollen, mal dem Monatspreis je Nutzer, mal sechsunddreißig. Zählen Sie ehrlich, wer hineinsehen sollte, nicht wer heute einen Zugang hat. Die zweite: eine feste Summe je Monat mal sechsunddreißig, aus dem Angebot eines Anbieters, der so abrechnet.
Das dauert zwanzig Minuten mit zwei Preislisten. Beim Preis je Kopf bleiben die Kosten je Person gleich, und die Summe wächst mit jedem Kopf. Bei der festen Summe bleibt die Summe, und die Kosten je Person fallen mit jedem Kopf. Die beiden Linien kreuzen sich irgendwo. Wenn Ihre Nutzerzahl rechts vom Kreuzungspunkt liegt, ist der Preis je Nutzer Ihr Gegner, egal wie gut das System ist.
Was in keinem Vergleich steht
Dass die Zahl der Nutzer die Entscheidung stärker bestimmt als jede Funktionsliste. Die meisten Funktionen, die in Vergleichen abgehakt werden, benutzt ein mittelständischer Betrieb nie. Was er jeden Tag braucht, ist, dass alle dasselbe sehen. Und ob ein Werkzeug den Betrieb wirklich entlastet, entscheidet ohnehin der Ablauf dahinter, siehe Automatisierung macht schlechte Abläufe schneller.
Wie Octoserv abrechnet, mit festen Kosten je Edition und ohne Preis je Kopf, steht bei den Editionen. Dort steht auch, ab wann sich das gegenüber einem Preis je Nutzer rechnet. Für zwei Leute tut es das nicht.
Häufige Fragen
Was ist der wichtigste Unterschied zwischen HubSpot, Salesforce und anderen CRM-Systemen?
Vor den Funktionen das Preismodell. HubSpot und Salesforce rechnen je Nutzer und Monat ab. Das ist für zwei Leute günstig und wird teuer, sobald Service, Buchhaltung und Außendienst ebenfalls ins System sehen sollen.
Warum ist der Preis je Nutzer ein Problem?
Weil er dazu verleitet, Zugänge zu rationieren. Wer nicht hineinsehen darf, fragt per Mail, führt eigene Listen oder ruft im Büro an. Das System, das Umwege abschaffen sollte, erzeugt neue.
Wann ist der Preis je Nutzer die bessere Wahl?
Bei kleinen Betrieben mit zwei oder drei Leuten. Dort ist eine feste Monatssumme teurer als zwei Zugänge. Ein Modell mit fester Summe rechnet sich erst ab einer gewissen Zahl von Nutzern, und das sollte ein Anbieter offen sagen.
Wie vergleiche ich die beiden Preismodelle?
Zwei Linien über drei Jahre: Zahl der Leute, die hineinsehen sollen, mal Preis je Nutzer mal sechsunddreißig, gegen feste Summe mal sechsunddreißig. Die Linien kreuzen sich; liegt Ihre Nutzerzahl rechts davon, ist der Preis je Kopf teurer.
Was bedeutet „Software nach Leistung bezahlen“?
Nach dem Umfang der Funktionen, die ein Betrieb braucht, nicht nach der Zahl der Nutzer und nicht je Vorgang. Feste monatliche Kosten, die nur durch Zusatzmodule steigen, die nicht jeder braucht.
