Warum Vertriebsprozesse das Überleben von Privatschulen und Internaten beeinflussen

Machen Vertriebsprozesse in Bildungseinrichtungen Sinn? In Deutschland zeichnet sich ein wachsender Trend ab, bei dem Unternehmen die Finanzierung von Privatschulen übernehmen, wie das Beispiel von Bettina Würth und der Würth-Stiftung zeigt ^[1]. Diese Entwicklung hat zu einem bemerkenswerten Anstieg der Einschulungsrate geführt, obwohl Eltern basierend auf ihrem Einkommen für die Würth-Schulen bezahlen müssen ^[1]. Innerhalb der letzten 20 Jahre ist die Anzahl der Kinder, die private Bildungseinrichtungen besuchen, um über 60% gestiegen ^[1]. Dies unterstreicht die zunehmende Rolle von privater Finanzierung im Bildungssektor, insbesondere in einem Land, in dem die Regierung im Vergleich zu anderen OECD-Ländern weniger in Bildung investiert ^[1].

Diese Entwicklung wirft wichtige Fragen auf, nicht nur hinsichtlich des Datenschutzes und der Einflüsse von Unternehmensphilosophien auf Bildung und Gesellschaft, sondern auch bezüglich des digitalen Wandels in Bildungseinrichtungen ^[1]. Angesichts dessen ist die Optimierung von Vertriebsprozessen in Privatschulen und Internaten von entscheidender Bedeutung für das Überleben dieser Einrichtungen im digitalen Zeitalter. In diesem Artikel untersuchen wir, wie klar definierte Ziele und ein effektiver Einsatz digitaler Systeme, wie Newsletter, die Anpassungsfähigkeit und Effizienz von Schulen verbessern können. Natürlich können Sie auch weitere Artikel zu diesem Themenbereich lesen, die wir vor kurzem veröffentlicht haben. Sie finden diese in der Referenzenliste ganz unten.

Vertriebsprozesse in Bildungseinrichtungen. Ein streitbares Thema?

Die Herausforderungen im Vertriebsprozess von Bildungseinrichtungen sind vielfältig und erfordern eine differenzierte Betrachtung. Einige der zentralen Herausforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Wettbewerb und Marktbedingungen:
   • Starke Preiswettbewerbe im Sektor der Privatschulen und Internate stellen eine kontinuierliche Herausforderung dar ^[6].
   • Negative Medienberichterstattung und eine hochsensible Medienlandschaft beeinflussen die Wahrnehmung und Entscheidungen potenzieller Interessenten negativ ^[6].
   • Transparenz im Internet führt zu einem vergleichbaren Erscheinungsbild zwischen Angeboten, was den Wettbewerbsdruck erhöht ^[6].
   • Eine hohe Anzahl an Marktteilnehmern resultiert in einem hohen Verdrängungswettbewerb ^[6].
2. Digitalisierung und Vertriebsprozesse:
   • Viele Bildungseinrichtungen kämpfen mit mangelnder Transparenz in ihren Vertriebsprozessen, einschließlich der Unfähigkeit, Vertriebsanstrengungen genau zu messen und Anfragen manuell zu bearbeiten ^[4].
   • Traditionelle Vertriebskanäle wie Websites, Printwerbung und Google Ads sind bewährt, doch neue Möglichkeiten wie Facebook- und Instagram-Anzeigen werden noch nicht vollständig genutzt ^[4].
   • Die Digitalisierung in Privatschulen scheint nicht ausgeprägter zu sein als in öffentlichen Schulen, wobei beide Schultypen mit denselben Fragen zur Digitalisierung ringen ^[7].
3. Personal- und Ressourcenmanagement:
   • Ein Personalmangel in Schulen führt zu signifikanten Herausforderungen, wobei viele Lehrkräfte aufgrund hoher Arbeitsbelastungen nicht in der Lage sind, Schülerinnen und Schüler angemessen zu unterstützen ^[8].
   • Zwei von drei Schulen haben Schulentwicklungsprozesse gestoppt, um das Personal zu entlasten ^[8].
   • Schulleitungen berichten von hohen Arbeitsbelastungen und suchen Entlastung, insbesondere bei administrativen Aufgaben und Bürokratie ^[8].

Diese Herausforderungen erfordern eine strategische Herangehensweise und die Implementierung effizienter Vertriebs- und Digitalisierungsstrategien, um das Überleben und den Erfolg von Privatschulen und Internaten zu sichern.

Bedeutung einer klaren Zieldefinition und Messbarkeit

Die Implementierung digitaler Vertriebssysteme und Vertriebsprozesse in Bildungseinrichtungen bietet eine Fülle von Vorteilen, die über die bloße Automatisierung von Prozessen hinausgehen. Ein zentraler Aspekt ist die Möglichkeit, Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu verknüpfen, was eine nahtlose und datenschutzkonforme Bearbeitung von Anfragen und Kontaktdaten ermöglicht ^[4]. Dies ist besonders relevant in einer Zeit, in der Datenschutz und digitale Sicherheit im Bildungssektor von größter Bedeutung sind.

Schlüsselindikatoren für den Erfolg von Vertriebsprozessen:

1. Conversion Rate (CVR): Ein kritischer Indikator für die Leistung einer Marketingkampagne, der aufzeigt, wie effektiv Interessenten in Kunden umgewandelt werden ^[10].
2. Customer Acquisition Cost (CAC): Die Kosten, die entstehen, um einen neuen Kunden zu gewinnen. Dies wird berechnet, indem die Marketingkosten durch die Anzahl der Neukunden geteilt werden ^[10].
3. Durchschnittlicher Bestellwert (AOV): Der durchschnittliche Betrag, den ein Kunde pro Transaktion ausgibt, ein wichtiger Indikator für die Kaufkraft und das Engagement der Kunden ^[10].
4. Kosten pro Mille (CPM) und Kosten pro Klick (CPC): Diese Metriken geben Aufschluss über die Kosten für 1000 Online-Anzeigenimpressionen bzw. für jeden Klick auf eine Online-Anzeige, was für die Budgetplanung von Werbekampagnen unerlässlich ist ^[10].
5. Klickrate (CTR) und Kosten pro Aktion (CPA): Die CTR zeigt den Prozentsatz der Nutzer an, die auf eine Anzeige klicken, während die CPA die Kosten für eine spezifische Nutzeraktion, wie das Hinterlassen einer E-Mail-Adresse oder einen Kauf, darstellt ^[10].

Um diese Kennzahlen effektiv zu nutzen und die Vertriebsstrategie kontinuierlich zu optimieren, ist die Definition klarer und messbarer Ziele unerlässlich. Die Ziele sollten spezifisch, messbar, zuweisbar, relevant und zeitgebunden sein – gemäß dem SMART-Prinzip ^[10]. Dieser Rahmen ermöglicht es Bildungseinrichtungen, ihre Marketing- und Vertriebsziele präzise zu formulieren und den Erfolg ihrer Bemühungen systematisch zu bewerten. Ziele können dabei funktional, präferenzorientiert, statistisch oder marketingbezogen sein und sowohl qualitative (psychologische) als auch quantitative (ökonomische) Aspekte umfassen ^{[11] [12]}. Durch die Einordnung der Ziele auf normativer, strategischer oder operativer Ebene können Schulen und Internate ihre Vertriebsprozesse auf die übergeordneten Bildungsziele und die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe abstimmen ^[12].

Die Rolle digitaler Systeme im Schülergewinnungsprozess

Die Einführung digitaler Systeme in den Schülergewinnungsprozess stellt einen entscheidenden Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung von Bildungseinrichtungen dar. Hierbei spielen digitale Werkzeuge eine zentrale Rolle, indem sie Datenmanagement vereinfachen und eine konsistente Nachverfolgung ermöglichen, selbst bei dünn besetzten Teams oder während der Schulferien ^[3]. Dies ist insbesondere relevant, da viele IT-Abteilungen noch immer als Kostenstellen betrachtet werden, obwohl sie das Potenzial haben, als Innovationsmotoren zu fungieren und Geschäftsprozesse zu verbessern ^[13].

Vorteile digitaler Systeme im Schülergewinnungsprozess für die Umsetzung der Vertriebsprozesse in Bildungseinrichtungen:

• Effizienzsteigerung: Digitale Prozesse und Automatisierung unterstützen das Schulaufnahmeteam, indem sie Vertriebsaufgaben vereinfachen und die Effizienz steigern ^[8].
• Mehr Freiheit für wichtige Aufgaben: Digitale Werkzeuge in der Schülergewinnung bieten die Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen, die sich immer wiederholen. Durch eine Automatisierung wird mehr Freiraum geschaffen für wichtige Aufgaben, die einen persönlichen Einsatz erfordern. Z.B. Infotage, Kennenlerngespräche, Schul- und Internatsführungen etc.
• Bessere Bewertung von Schülern: Durch die Möglichkeit der automatisierten Aufbereitung der Schüleranfragen, können Verantwortliche schneller und effektiver Entscheidungen treffen.

Anforderungen für eine effektive Schülergewinnung:

1. Offenheit für neue Technologien: Es gibt am Markt derzeit keine andere Lösung als die DComSuite der DCom Systems KG, die es durch ihren modularen Aufbau und ihre Anpassungsfähigkeit möglich macht Prozesse in der Schülergewinnung zu digitalisieren und zu automatisieren.
2. Prozessautomatisierung ist kein Marketing: Schulen müssen sich darüber im Klaren sein, dass der erste Schritt zum Kontakt mit Eltern und Schülern auf marketing-Maßnahmen basiert. Das bedeutet, dass keine private Einrichtung sich davor sträuben kann soziale Medien oder Webseiten und Suchmaschinen-Marketing zu betreiben. Dieser Punkt wird oft nicht verstanden und führt zu viel Unmut bei den Verantwortlichen.
3. Der Bedarf gibt die Funktionen vor: Grund für den Erfolg der DComSuite besteht darin, dass das System an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst wird und nicht umgekehrt, wie es sonst der Fall bei CRM oder anderen Verwaltungssystemen der Fall ist. Damit können bestehende Abläufe erhalten bleiben und Potentiale, die sich automatisieren lassen, in der Suite abgebildet werden.
4. Keine Verwechslung von Fakten: Oft wird ein Schülergewinnungssystem mit einer Schulverwaltung zusammengebracht. Das ist jedoch insofern kontraproduktiv, da die meisten verfügbaren Verwaltungssystem gar nicht in der Lage sind mit Interessentendaten umzugehen oder diese automatisch ins System zu überführen. Und ein Schülerverwaltungssystem hat nichts mit einer Interessentenverwaltung zu tun, die eine Vielzahl an Personendaten sammelt, um einen Bruchteil davon als Schüler zu gewinnen. Diesen Overload sollte man in einem eigenen Bereich verarbeiten, um in der Schülerverwaltung nur die echten Schülerdaten zu pflegen.

Konsequenzen von mangelnder Anpassungsfähigkeit

Die mangelnde Anpassungsfähigkeit für Vertriebsprozesse in Bildungseinrichtungen kann sich negativ auf die Kundenzufriedenheit und die Moral des Teams auswirken. In einem Umfeld, das sich ständig verändert, ist Flexibilität unerlässlich, um auf die Bedürfnisse der Kunden – in diesem Fall der Schüler und ihrer Eltern – effektiv reagieren zu können. Privatschulen müssen in der Lage sein, innovative Lehrmethoden anzubieten und auf individuelle Bedürfnisse einzugehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben ^{[24] [25]}.

• Kundenzufriedenheit: Eine geringe Anpassungsfähigkeit kann dazu führen, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Schüler und Eltern nicht erfüllt werden, was die Zufriedenheit und letztlich die Einschreibungsquoten beeinträchtigen kann ^[24].
• Team-Moral: Wenn das Schulaufnahmeteam nicht flexibel auf Veränderungen reagieren kann, kann dies zu Frustration und Demotivation führen, was die Effizienz und Produktivität des Teams beeinträchtigt ^[24].

Die Bedeutung des Marketings für Schulen, insbesondere in Bezug auf die Profilierung, wird durch die Einführung des Konzepts “Schulmarketing” und eines sechsstufigen Modells für die Entwicklung eines erfolgreichen Schulmarketingkonzepts unterstrichen. Dies impliziert, dass Schulen, die sich nicht anpassen und keine klaren Marketingstrategien verfolgen, Schwierigkeiten haben werden, sich in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld zu behaupten ^[26].

• Schulprofilierung: Eine klare und differenzierte Markenidentität ist entscheidend, um sich von anderen Bildungseinrichtungen abzuheben ^[26].
• Schulmarketing-Modell: Das sechsstufige Modell bietet einen Rahmen für Schulen, um ihre Marketingstrategien systematisch zu planen und umzusetzen, was die Anpassungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit verbessert ^[26].

Darüber hinaus betont der Text die Wichtigkeit des internen Marketings und die Rolle des Schulpersonals bei der Verbesserung des Images und des Rufs der Schule. Dies unterstreicht die Notwendigkeit für Schulen, in die Schulung und Entwicklung ihres Personals zu investieren, um eine positive Schulgemeinschaft und -kultur zu fördern, die wiederum die Außenwahrnehmung der Schule stärkt ^[26].

• Interne Marketingstrategien: Die Einbindung und Motivation des Schulpersonals sind entscheidend, um die Markenidentität nach innen und außen konsistent zu kommunizieren und zu stärken ^[26].
• Verbesserung des Schulimages: Durch die aktive Beteiligung des Personals an Marketingbemühungen kann das Image der Schule verbessert und die Attraktivität für potenzielle Schüler und ihre Familien gesteigert werden ^[26].

Insgesamt zeigt sich, dass Schulen, die sich nicht an die sich schnell verändernden Anforderungen des Bildungsmarktes anpassen können, mit erheblichen Nachteilen konfrontiert sind, einschließlich geringerer Kundenzufriedenheit, beeinträchtigter Teammoral und einem schwachen Schulprofil, was letztlich ihre Wettbewerbsfähigkeit und Überlebensfähigkeit gefährdet.

Fazit

Die vorangegangenen Abschnitte haben die entscheidende Rolle deutlich gemacht, die optimierte Vertriebsprozesse und die Digitalisierung für das Überleben und den Erfolg von Privatschulen und Internaten spielen. Die Analyse der Herausforderungen, mit denen Bildungseinrichtungen konfrontiert sind, sowie der Chancen, die digitale Technologien bieten, zeigt, dass eine klare Zielsetzung und die effiziente Nutzung digitaler Werkzeuge nicht nur möglich, sondern auch notwendig ist, um in einem wettbewerbsintensiven Markt bestehen zu können. Die Implementierung innovativer Vertriebsstrategien, gekoppelt mit einer zielgerichteten Schulung des Schulaufnahmeteams, stellt sich als Schlüsselkomponente für die Gewinnung und Bindung von Schülern und deren Familien heraus.

Darüber hinaus unterstreicht die Betrachtung des digitalen Wandels und der Anpassungsfähigkeit die tiefgreifenden Implikationen für die Bildungseinrichtungen. Schulen müssen nicht nur ihre Vertriebsprozesse modernisieren, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und des Lernens fördern, um den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Durch die Fokussierung auf eine starke Markenidentität und die Implementierung eines effektiven Schulmarketingmodells können Schulen ihren Ruf stärken und sich langfristig im Bildungssektor etablieren. Dies erfordert eine strategische Ausrichtung, die sowohl interne als auch externe Marketinginitiativen umfasst, um das Bildungsangebot attraktiv zu gestalten und so die Grundlage für eine nachhaltige Zukunft zu legen.

FAQs

Was sind die Vorteile von Privatschulen im Vergleich zu öffentlichen Schulen?
Privatschulen bieten in der Regel eine bessere Ausstattung und mehr Ressourcen als öffentliche Schulen. Sie haben oft eine größere Auswahl an Fächern, mehr Lehrkräfte und kleinere Klassen. Zudem sind Lehrer an Privatschulen häufig besser bezahlt, was ihre Qualifikation und Motivation steigern kann.

Inwiefern unterscheidet sich eine Privatschule von einer öffentlichen Schule?
Eine Privatschule wird von einem privaten Träger geleitet, der nicht staatlich ist. Zu diesen Trägern können kirchliche Organisationen, soziale Einrichtungen, Vereine, Personengesellschaften oder Einzelpersonen gehören. Dies steht im Gegensatz zu Schulen, die von öffentlichen Trägern verwaltet werden.

Was ist der Hauptunterschied zwischen Privatschulen und öffentlichen Schulen?
Der Hauptunterschied liegt darin, dass Privatschulen privat geführt werden und daher Schulgeld erheben. Sie haben oft kleinere Klassen, eigene Lehrinhalte und Lernmethoden, spezielle Auswahlverfahren für Schüler und eigenes Lehrpersonal.

Wie viel finanzielle Unterstützung erhält eine Privatschule pro Schüler?
Die finanzielle Unterstützung für Privatschulen variiert je nach Bundesland. Laut einer Studie der Friedrich-Ebert-Stiftung erhält eine private Grundschule in Hamburg beispielsweise 5.093 Euro pro Schüler und Jahr, in Niedersachsen sind es 3.276 Euro und in Schleswig-Holstein 4.161 Euro.

Referenzen

[1] – https://www.sueddeutsche.de/bildung/konzerne-finanzieren-privatschulen-wie-unternehmen-schule-machen-1.1501700
[2] – https://www.bpb.de/themen/bildung/dossier-bildung/191321/privatschulen-in-deutschland/
[3] – https://de.linkedin.com/posts/kristine-brandenburg_privatschule-sch%C3%BClergewinnung-sch%C3%BClerakquise-activity-7035985016820002816-8BMZ?trk=public_profile_like_view
[4] – https://dcom.systems/vertrieb-in-bildungseinrichtungen/
[5] – https://www.boell.de/de/2021/04/15/bildungsgerechtigkeit-in-einer-digitalisierten-welt
[6] – https://www.ideenhunger.com/cases/entwicklung-einer-vertriebsstrategie-fuer-ein-internat
[7] – https://www.education360.de/2018/11/24/privatschulen-gleiche-herausforderungen-andere-herangehensweise/
[8] – https://de.linkedin.com/posts/kristine-brandenburg_personalnot-stellt-schulen-vor-immer-gr%C3%B6%C3%9Fere-activity-7023949800832135168-hxtp?trk=public_profile_like_view
[9] – https://kristinebrandenburg.de/
[10] – https://www.digitalmarketingblog.ch/zieldefinition-und-messbarkeit/
[11] – https://www.marketinginstitut.biz/blog/marketingziele/
[12] – https://www.adito.de/knowhow/blog/marketingziele
[13] – https://ftp.zew.de/pub/zew-docs/gutachten/PAC_ProdIT_report_2013_InterneIT.pdf
[14] – https://deutsches-schulportal.de/konzepte/digitale-schule-kreativ-arbeiten-und-selbststaendig-lernen/
[15] – https://opus.bsz-bw.de/msh/files/130/BA_Lea-MarieLemmermann.pdf
[16] – https://www.acatech.de/wp-content/uploads/2018/10/Schule_in-der_digitalen_Transformation_Web-1.pdf
[17] – https://mebis.bycs.de/beitrag/private-nutzung-digitaler-endgeraete-an-schulen-was-sagt-die-wissenschaft
[18] – https://www.easy-lms.com/de/wissenscenter/center-fuer-mitarbeiterschulungen/schulungsmethoden-fuer-ihre-mitarbeiter/item12836
[19] – https://seismic.com/de/enablement-explainers/training-methods-methodologies-and-tools/
[20] – https://fastercapital.com/de/thema/die-kraft-skalierbarer-partnerschaften-und-kooperationen.html
[21] – https://www.weiterbildungsmarkt.net/magazin/den-vertrieb-schulen-und-die-fruechte-ernten/
[22] – https://www.sweet-spot.de/Vertriebsprozesse-verbessern-_350.aspx
[23] – https://de.linkedin.com/posts/kristine-brandenburg_privatschulen-m%C3%BCssen-verkaufen-k%C3%B6nnen-activity-7083077099531427843-NJeC
[24] – https://www.flixcheck.de/vertriebsprozesse-optimieren/
[25] – https://www.alleaktien.de/lexikon/schule-in-freier-traegerschaft
[26] – https://www.grin.com/document/39116?lang=en
[27] – https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/978-3-658-05653-7.pdf
[28] – https://de.linkedin.com/pulse/7-praxis-tipps-f%C3%BCr-eine-erfolgreiche-vertriebsf%C3%BChrung-peter-schreiber
[29] – https://api.pageplace.de/preview/DT0400.9783864160912_A14903974/preview-9783864160912_A14903974.pdf
[30] – https://dcom.systems/vertrieb-in-bildungseinrichtungen/
[31] – https://dcom.systems/schuelergewinnung-privatschulen-internate/