Braucht eine Schule ein CRM?
Eine Privatschule braucht kein CRM für Vertriebsteams, mit Pipeline, Umsatzprognose und Abschlussquote. Sie braucht etwas Kleineres und Genaueres: einen Platz je Familie, an dem steht, was sie gefragt hat, was sie bekommen hat, wann der nächste Schritt ist und wer sich kümmert. Die meisten Systeme können das. Die meisten können auch noch hundert Dinge, die im Sekretariat stören.
Wenn eine Schule sich ein CRM ansieht, sieht sie zuerst, was sie nicht braucht. Verkaufschancen, Umsatzprognosen, Provisionen, Quartalsziele. Das System wurde für Vertriebsteams gebaut, und in einer Schule gibt es keines. Es gibt ein Sekretariat und eine Schulleitung, die das nebenbei machen. Wer das genauer wissen will: Wer macht in einer Schule eigentlich den Vertrieb?
Was eine Schule wirklich braucht
Einen Platz je Familie. Dort steht: Wer hat angefragt, für welches Kind, für welches Schuljahr und welche Stufe. Woher kam die Anfrage. Was hat die Familie bekommen, wann, von wem. Wann ist der nächste Schritt, und wer macht ihn.
Dazu ein Nachfassen, das von selbst läuft. Die Familie war beim Infoabend und hat sich seitdem nicht gemeldet. Nach einer Woche kommt eine Nachricht mit einem Terminvorschlag, ohne dass jemand daran denken muss.
Und eine Zahl am Ende des Schuljahres: so viele Anfragen, so viele Gespräche, so viele Anmeldungen, aus diesen Quellen.
Das ist alles. Wer mehr will, bekommt es später. Wer mit mehr anfängt, benutzt es nicht.
Der Unterschied zur Schulverwaltung
Das wird oft verwechselt. Die Schulverwaltung kennt die Schüler, die da sind: Noten, Stundenplan, Klassenlisten, Elternkontakte. Sie kennt keine Familie, die noch überlegt. Genau um diese geht es aber in den Monaten vor der Anmeldung, und in dieser Zeit stehen sie in keinem System. Sie stehen im Postfach.
Woran es im Sekretariat scheitert
Nicht an der Bedienung. An der Zeit. Ein System, das mehr Eingaben verlangt, als es Arbeit abnimmt, wird nach vier Wochen nicht mehr gepflegt, und dann ist es schlimmer als vorher, weil jetzt zwei Stellen unvollständig sind: das System und das Postfach.
Deshalb ist die wichtigste Eigenschaft eines CRM für Schulen, dass die Anfrage von selbst hineinkommt: aus dem Formular auf der Webseite, aus der E-Mail, mit Herkunft und Datum. Und dass das Nachfassen von selbst herausgeht. Warum ich dafür Merkmale am Kontakt bevorzuge und keine Listen, steht in Warum ich lieber Merkmale vergebe als Listen führe.
Was Sie selbst prüfen können
Fragen Sie Ihr Sekretariat: Welche Familien haben angefragt und noch keine Antwort bekommen? Und welche waren beim Infoabend und haben seitdem nichts mehr gehört?
Wenn die Antwort „das müsste ich im Postfach nachsehen“ lautet, haben Sie den Befund. Das dauert fünf Minuten und sagt mehr als jede Systemvorführung. Nicht das Sekretariat hat versagt. Ihm fehlt der Platz, an dem diese Frage in einer Sekunde zu beantworten wäre.
Wie das aussehen kann
Anfragen laufen aus Formular und E-Mail in eine Kontaktakte je Familie, mit Herkunft, Stand und Zuständigem, und das Nachfassen nach dem Infoabend geht von allein. Wie das in Kontakte und Firmen in Octoserv aussieht, kann man sich ansehen, ohne etwas zu kaufen. Was Eltern dabei von einer Schule erwarten, ist dasselbe wie in jedem Betrieb: dass sich jemand meldet.
Häufige Fragen
Braucht eine Privatschule ein CRM?
Sie braucht einen Platz je anfragender Familie mit Herkunft, Stand, nächstem Schritt und Zuständigem, ein Nachfassen, das von selbst läuft, und eine Zahl am Jahresende. Ein CRM für Vertriebsteams mit Pipeline und Prognose braucht sie nicht.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und Schulverwaltung?
Die Schulverwaltung kennt die Schüler, die da sind: Noten, Stundenplan, Klassenlisten. Familien, die noch überlegen, stehen dort nicht. Um die geht es in den Monaten vor der Anmeldung.
Warum werden CRM-Systeme in Schulen oft nicht gepflegt?
Weil sie mehr Eingaben verlangen, als sie Arbeit abnehmen. Das Sekretariat hat dafür keine Zeit, und nach wenigen Wochen sind zwei Stellen unvollständig: das System und das Postfach.
Welche Eigenschaft ist bei einem CRM für Schulen am wichtigsten?
Dass die Anfrage von selbst hineinkommt, aus dem Webformular oder der E-Mail, mit Herkunft und Datum, und dass das Nachfassen von selbst herausgeht, ohne dass jemand daran denken muss.
Wie prüfe ich, ob wir so etwas brauchen?
Fragen Sie das Sekretariat, welche Familien noch keine Antwort bekommen haben und welche seit dem Infoabend nichts mehr gehört haben. Muss dafür jemand im Postfach suchen, fehlt der Platz, an dem das in einer Sekunde stünde.
