Wer macht in einer Schule eigentlich den Vertrieb?
Das Sekretariat und die Schulleitung, nur nennt es niemand so. Jede Anfrage einer Familie ist ein Vertriebsvorgang: Sie kommt an, sie braucht eine Antwort, einen Termin, ein Nachfassen und am Ende eine Entscheidung. Weil das Wort in Schulen nicht vorkommt, fehlt meistens auch das, was im Vertrieb selbstverständlich wäre: eine Zahl.
In einer Privatschule oder einem Internat gibt es keinen Vertrieb. Es gibt Anfragen, Informationsabende, Tage der offenen Tür, Probetage und Aufnahmegespräche. Das ist Vertrieb, nur ohne den Namen, und ohne den Namen fehlt oft die Struktur.
Vier Dinge, die ich in Schulen immer wieder sehe
Die Anfrage kommt im Sekretariat an und geht auf Papier weiter. Eine E-Mail von Eltern wird ausgedruckt, in das Fach der Schulleitung gelegt, dort gelesen und irgendwann beantwortet. Wann, weiß das Sekretariat nicht. Ob überhaupt, weiß es manchmal auch nicht.
Niemand kennt die Zahl. Wie viele Familien haben im letzten Schuljahr angefragt? Wie viele davon sind zum Gespräch gekommen? Wie viele haben angemeldet, und warum haben die anderen abgesagt? Diese Fragen kann in vielen Schulen niemand beantworten, nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil nie jemand dafür zuständig war, sie zu zählen.
Die Herkunft der Anfrage ist unbekannt. Kam die Familie über die Anzeige, über die Empfehlung einer anderen Familie, über den Tag der offenen Tür? Ohne diese Angabe lässt sich kein Werbebudget beurteilen. Man schaltet weiter, was man immer geschaltet hat.
Nachgefasst wird, wenn Zeit ist. Und in einem Sekretariat ist selten Zeit. Eine Familie, die nach dem Infoabend nichts mehr hört, entscheidet sich für die Schule, die sich gemeldet hat. Was mit Anfragen passiert, um die sich niemand kümmert, steht in Ein Lead stirbt nicht. Er wird liegen gelassen.
Warum das kein Vorwurf ist
Sekretariat und Schulleitung machen diese Arbeit neben ihrer eigentlichen. Niemand hat ihnen dafür einen Ablauf gegeben, ein Werkzeug oder eine Zahl, an der sie sich messen können. Dass es trotzdem meistens funktioniert, liegt an den Menschen, nicht am System.
Was Sie selbst zählen können
Zählen Sie für das letzte Schuljahr zwei Zahlen: die Anfragen von Familien und die Anmeldungen. Nehmen Sie dafür das Postfach des Sekretariats, das Anmeldeformular der Webseite und die Liste vom Tag der offenen Tür.
Das dauert einen Nachmittag, wenn die Unterlagen da sind. Wenn Sie die erste Zahl nicht ermitteln können, ist das bereits der Befund. Wenn Sie beide haben, sehen Sie zum ersten Mal, wie viele Familien auf dem Weg verloren gehen, und können fragen, wo. Wie lange dieser Weg dauert und warum das zählt, habe ich in Wie lange dauert bei Ihnen ein Ja? beschrieben.
Was sich ändern lässt
Nicht die Menschen. Der Weg. Jede Anfrage bekommt einen Platz, an dem sie mit Herkunft, Datum und Stand steht, und eine Person, die sie sieht. Das Nachfassen nach dem Infoabend läuft von selbst, damit es nicht davon abhängt, ob im Sekretariat gerade Zeit ist. Wie das aussieht, zeigt Lead-Generierung in Octoserv, was daraus für den Alltag im Sekretariat folgt, steht in Braucht eine Schule ein CRM?, und was ein SRM-System davon unterscheidet, in Was ist ein SRM-System, und braucht meine Schule eines?.
Häufige Fragen
Warum ist die Bearbeitung von Anfragen in einer Schule Vertrieb?
Weil jede Anfrage einer Familie denselben Weg geht wie eine Anfrage in einem Betrieb: ankommen, antworten, Termin, nachfassen, Entscheidung. Nur das Wort fehlt, und mit ihm meistens die Struktur und die Zahl.
Welche Zahl sollte eine Schule kennen?
Wie viele Familien im letzten Schuljahr angefragt haben und wie viele davon angemeldet haben. Wer diese beiden Zahlen hat, sieht zum ersten Mal, wie viele Familien auf dem Weg verloren gehen.
Warum geht die Herkunft einer Anfrage verloren?
Weil niemand sie festhält. Eine E-Mail sagt nicht, ob die Familie über eine Anzeige, eine Empfehlung oder den Tag der offenen Tür gekommen ist. Ohne diese Angabe lässt sich kein Werbebudget beurteilen.
Was passiert mit Familien, die nach dem Infoabend nichts mehr hören?
Sie entscheiden sich für die Schule, die sich gemeldet hat. Nachfassen darf deshalb nicht davon abhängen, ob im Sekretariat gerade Zeit ist, sondern muss von selbst laufen.
Muss die Schule dafür Personal einstellen?
Nein. Es muss sich der Weg ändern, nicht die Besetzung: ein Platz für jede Anfrage mit Herkunft, Datum und Stand, eine Person, die ihn sieht, und ein Nachfassen, das nicht vergessen werden kann.
