Was ist ein SRM-System, und braucht meine Schule eines?
SRM steht für Student Relationship Management: ein System, das die Beziehung zu einer Familie von der ersten Anfrage über die Aufnahme bis zur Zeit nach dem Abschluss festhält. Der Unterschied zum CRM ist die Sprache, nicht die Technik. Ob eine Schule eines braucht, hängt an einer Frage: Weiß jemand, welche Familie seit dem Tag der offenen Tür auf Antwort wartet?
Der Begriff kommt aus dem Hochschulbereich und ist inzwischen bei Privatschulen und Internaten angekommen. Ein SRM-System ist im Kern dasselbe wie ein CRM: ein Platz je Kontakt, an dem alles steht, was mit ihm passiert ist. Der Unterschied ist die Sprache. Aus Kunden werden Familien, aus Verkaufschancen werden Anfragen, aus Abschlüssen werden Aufnahmen.
Dass der Begriff eigens erfunden wurde, zeigt etwas: Schulen wollen das Wort Vertrieb nicht hören. Die Arbeit machen sie trotzdem, siehe Wer macht in einer Schule eigentlich den Vertrieb?.
Was ein SRM-System festhält
Die Beziehung beginnt vor der Anmeldung und endet nicht mit dem Abschluss. Ein SRM-System kennt deshalb vier Phasen: die Anfrage, die Aufnahme, die Schulzeit und die Zeit danach. In jeder Phase gibt es Berührungen, und jede wird am selben Platz festgehalten.
Für die Anfrage heißt das: Herkunft, Datum, Kind, Schuljahr, Stufe, was geschickt wurde, wann der Termin ist, wer sich kümmert. Für die Aufnahme: Unterlagen, Gespräche, Entscheidung. Für die Schulzeit: Ansprechpartner, Vereinbarungen, Geschwister. Für die Zeit danach: die ehemaligen Schüler, die irgendwann selbst Eltern werden und die Schule empfehlen oder nicht.
Die drei Dinge, die es können muss
Alles von selbst aufnehmen. Anfragen aus dem Formular, aus der E-Mail, vom Tag der offenen Tür landen ohne Abtippen am Platz der Familie. Sobald jemand etwas eintragen muss, wird es irgendwann nicht mehr eingetragen.
Von selbst nachfassen. Nach dem Infoabend geht eine Nachricht heraus, nach dem Probetag eine andere, ohne dass im Sekretariat jemand daran denken muss. Was sonst passiert, steht in Ein Lead stirbt nicht. Er wird liegen gelassen.
Eine Zahl liefern. Am Ende des Schuljahres: so viele Anfragen, so viele Gespräche, so viele Aufnahmen, aus welchen Quellen. Ohne diese Zahl weiß eine Schule nicht, welche Werbung sich lohnt.
SRM, CRM, Schulverwaltung
Drei Begriffe, die oft in einen Topf geworfen werden. Die Schulverwaltung kennt die Schüler, die da sind. Das CRM ist für Vertriebsteams gebaut und bringt Dinge mit, die im Sekretariat stören; was eine Schule stattdessen braucht, habe ich in Braucht eine Schule ein CRM? beschrieben. Das SRM-System ist der Teil davon, der auf die Sprache und die Phasen einer Schule passt. Es ist keine andere Technik. Es ist ein anderer Zuschnitt.
Was Sie selbst prüfen können
Lassen Sie sich im Sekretariat zeigen, wo die Anfragen vom letzten Tag der offenen Tür stehen und welche Familie seitdem eine Antwort bekommen hat. Das dauert zehn Minuten.
Steht das an einem Ort, mit Datum und Stand, brauchen Sie nichts Neues. Muss jemand dafür im Postfach, in einer Tabelle und im Kopf der Schulleitung nachsehen, haben Sie die Antwort auf die Frage im Titel.
Wie das aussehen kann
Anfragen laufen in eine Kontaktakte je Familie, das Nachfassen läuft von selbst, und am Jahresende gibt es die Zahl. Wie so ein Ablauf angelegt wird, zeigen die Automation-Regeln in Octoserv. Der Begriff auf der Verpackung ist dabei gleichgültig. Was zählt, ist, dass die Familie, die gefragt hat, eine Antwort bekommt.
Häufige Fragen
Was ist ein SRM-System?
Student Relationship Management: ein System, das die Beziehung zu einer Familie von der ersten Anfrage über Aufnahme und Schulzeit bis zur Zeit nach dem Abschluss an einem Platz festhält. Technisch ist es ein CRM mit der Sprache einer Schule.
Was ist der Unterschied zwischen SRM und CRM?
Die Sprache und der Zuschnitt, nicht die Technik. Aus Kunden werden Familien, aus Verkaufschancen Anfragen, aus Abschlüssen Aufnahmen. Ein CRM für Vertriebsteams bringt zusätzlich Dinge mit, die eine Schule nicht braucht.
Was muss ein SRM-System mindestens können?
Anfragen von selbst aufnehmen, ohne Abtippen. Von selbst nachfassen, ohne dass jemand daran denken muss. Und am Ende des Schuljahres eine Zahl liefern: Anfragen, Gespräche, Aufnahmen, nach Quellen.
Ersetzt ein SRM-System die Schulverwaltung?
Nein. Die Schulverwaltung kennt die Schüler, die da sind: Noten, Stundenplan, Klassenlisten. Das SRM-System kennt die Familien, die noch überlegen, und die, die die Schule schon verlassen haben.
Woran erkenne ich, ob meine Schule eines braucht?
Lassen Sie sich zeigen, wo die Anfragen vom letzten Tag der offenen Tür stehen und wer seitdem eine Antwort bekommen hat. Muss jemand dafür an drei Stellen nachsehen, ist die Frage beantwortet.
