Was braucht ein Betrieb, um in Digitalisierung zu investieren?
Eine Rechnung, die er selbst nachvollziehen kann. Nicht eine Studie über den Mittelstand, nicht ein Förderprogramm, nicht die Angst, abgehängt zu werden. Eine Zeile: So viele Stunden gehen jede Woche in diesen einen Ablauf, so viel kosten sie im Jahr, so viel kostet es, ihn zu ändern. Erst mit dieser Zeile ist eine Entscheidung möglich. Vorher ist es ein Gefühl.
Über den Mittelstand und die Digitalisierung gibt es viele Zahlen. Wie viele Betriebe eine Strategie haben, wie viele zögern, wie viele Förderung beantragen. Ich habe noch keinen Geschäftsführer erlebt, der wegen einer dieser Zahlen etwas entschieden hätte. Entschieden wird, wenn die eigene Rechnung auf dem Tisch liegt.
Warum Betriebe zögern, und warum das vernünftig ist
Eine Investition in Software ist schwer zu beurteilen, weil der Nutzen nicht auf der Rechnung steht. Bei einer Maschine weiß der Betrieb, was sie pro Stunde schafft. Bei einer Software weiß er es nicht, und der Anbieter sagt „Effizienz“, was gar nichts heißt.
Das Zögern ist also keine Rückständigkeit. Es ist die richtige Reaktion auf ein Angebot ohne Rechnung. Was hinter den vier üblichen Gründen steckt, habe ich in Warum kommt die Digitalisierung bei uns nicht voran? beschrieben. Hier geht es um den Schritt danach: die Rechnung selbst machen.
Die Rechnung, die Sie selbst machen können
Nehmen Sie einen einzigen Ablauf, der Sie ärgert. Anfragen abtippen, Angebote aus drei Dateien zusammenbauen, freitags Zahlen für den Bericht abschreiben. Dann drei Zahlen:
Wie viele Stunden gehen jede Woche hinein, über alle Beteiligten. Fragen Sie die Leute, nicht die Vermutung. Multiplizieren Sie mit dem, was eine Stunde bei Ihnen kostet, und mit den Arbeitswochen im Jahr. Das ist der Jahresbetrag des Ablaufs, wie er heute läuft.
Daneben: Was kostet es, ihn zu ändern, einmalig und im Jahr. Das steht im Angebot, und wenn es dort nicht steht, ist das Angebot nicht fertig.
Das dauert einen Nachmittag. Danach haben Sie zwei Beträge nebeneinander, und die Entscheidung ist keine Glaubensfrage mehr. Wo die Stunden im Vertrieb tatsächlich bleiben, zeigt Wofür Ihre Verkäufer den Tag wirklich brauchen.
Was in der Rechnung fehlt, und warum das in Ordnung ist
Sie erfasst nicht, was verloren geht: die Anfrage, die liegen blieb, der Kunde, der nicht zurückgerufen wurde. Diese Beträge sind meistens größer als die Stunden, aber sie lassen sich nicht sauber beziffern. Deshalb gehören sie nicht in die Rechnung, sondern daneben, als Satz: Und dazu kommt, was wir heute nicht sehen.
Wer nur mit den Stunden rechnet und die Investition trägt sich trotzdem, hat eine Entscheidung mit Sicherheitsabstand.
Förderung, Berater, Partner
Förderprogramme senken den Betrag auf der rechten Seite. Sie ändern nichts an der Frage, ob der Ablauf der richtige ist. Ein Berater hilft beim Finden des Ablaufs und beim Aufstellen der Rechnung, und er sollte danach wieder gehen können. Ein Partner, der die Software betreibt, gehört auf die rechte Seite der Rechnung, mit Betrag und Laufzeit.
Alle drei sind nützlich. Keiner von ihnen ersetzt die Zeile, die Sie selbst schreiben müssen.
Was Sie mitbringen müssen
Eine Person im Haus, die den Ablauf kennt und Zeit bekommt, ihn zu ändern. Einen Termin, an dem entschieden wird. Und die Bereitschaft, dass danach etwas anders läuft als bisher, auch für die Führung. Ohne das Dritte ist alles andere Papier. Wer die Rechnung nicht allein aufstellen will: Dafür gibt es die digitale Beratung bei hansakonzepte, und sie fängt mit dem Ablauf an, nicht mit der Software.
Häufige Fragen
Warum zögern mittelständische Betriebe bei der Digitalisierung?
Weil der Nutzen einer Software nicht auf der Rechnung steht. Bei einer Maschine kennt der Betrieb die Leistung pro Stunde, bei Software sagt der Anbieter „Effizienz“. Das Zögern ist die richtige Reaktion auf ein Angebot ohne Rechnung.
Wie rechne ich aus, ob sich eine Investition lohnt?
Für einen Ablauf die Stunden je Woche über alle Beteiligten zählen, mit Stundensatz und Arbeitswochen multiplizieren. Daneben die einmaligen und jährlichen Kosten der Änderung aus dem Angebot. Zwei Beträge, ein Nachmittag.
Was fehlt in dieser Rechnung?
Was heute verloren geht: liegen gebliebene Anfragen, nicht zurückgerufene Kunden. Diese Beträge sind meist größer, lassen sich aber nicht sauber beziffern. Sie gehören als Satz daneben, nicht als Zahl hinein.
Helfen Förderprogramme bei der Entscheidung?
Sie senken den Betrag auf der Kostenseite. Ob der gewählte Ablauf der richtige ist und ob der Betrieb die Änderung tragen will, entscheiden sie nicht. Das bleibt die Zeile, die der Betrieb selbst schreibt.
Was muss ein Betrieb selbst mitbringen?
Eine Person, die den Ablauf kennt und Zeit bekommt. Einen Termin, an dem entschieden wird. Und die Bereitschaft der Führung, dass danach etwas anders läuft. Ohne das Dritte bleibt alles Papier.
