Warum kommt die Digitalisierung bei uns nicht voran?
Weil sie als Vorhaben zu groß und als Aufgabe zu klein ist. Zu groß, weil niemand weiß, wo man anfangen soll, wenn alles gemeint ist. Zu klein, weil sie neben dem Tagesgeschäft läuft und dort immer verliert. Geld, Sicherheit, Personal und Zeit werden als Gründe genannt. Der eigentliche Grund ist, dass kein einziger Ablauf benannt wurde.
Fragen Sie in einem mittelständischen Betrieb, warum die Digitalisierung nicht vorankommt, bekommen Sie vier Antworten. Es kostet zu viel. Es ist nicht sicher. Uns fehlen die Leute dafür. Und wir haben keine Zeit.
Alle vier stimmen. Und keine davon ist der Grund.
Die vier Antworten, und was dahinter steckt
Zu teuer. Das gilt, solange nicht gesagt ist, wofür. Ein ganzes Unternehmen zu digitalisieren kostet, was man hineinsteckt. Einen Ablauf zu digitalisieren, der jede Woche drei Stunden frisst, kostet weniger als diese drei Stunden im Jahr. Wie diese Rechnung aussieht, steht in Was braucht ein Betrieb, um in Digitalisierung zu investieren?.
Nicht sicher. Das ist die ehrlichste der vier Antworten, weil sie eine Frage enthält: Wo liegen die Daten, wer kommt dran, was passiert bei einem Ausfall. Wer diese Fragen stellt, ist nicht gegen Digitalisierung. Er will sie nur richtig machen; die drei Fragen dazu stehen in Cloud oder eigener Server: Wo sollen die Kundendaten liegen?.
Keine Leute. Man braucht keine Abteilung. Man braucht eine Person, die einen Ablauf kennt, und eine, die ihn umsetzen kann. Die zweite darf von außen kommen. Die erste nicht.
Keine Zeit. Das ist die Antwort, die alles verrät. Was neben dem Tagesgeschäft läuft, verliert gegen das Tagesgeschäft. Immer. Ein Vorhaben ohne Termin und ohne Namen ist keines.
Woran es wirklich hängt
Ich habe Vorhaben scheitern sehen, und nie an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand im Haus wollte, dass sich etwas ändert, und zwar seltener bei den Mitarbeitern als in der Führung. Dort fehlte die Entscheidung, welcher Ablauf zuerst dran ist, und die Bereitschaft, ihn bis zum Ende zu verfolgen.
Ein Konzept dafür gibt es oft schon. Es steht in einem Ordner, und warum es dort steht, habe ich in Der Ordner im Regal beschrieben.
Was Sie selbst tun können
Schreiben Sie einen einzigen Ablauf auf, der Sie jede Woche ärgert. Nicht die Digitalisierung. Einen Ablauf. Die Anfrage, die dreimal weitergereicht wird. Das Angebot, das jemand aus drei Dateien zusammenbaut. Der Bericht, für den freitags jemand Zahlen abschreibt.
Schreiben Sie ihn mit allen Stationen auf, so wie er heute läuft, mit dem Namen der Person an jeder Station. Dann lassen Sie ihn von den Leuten gegenlesen, die ihn machen. Das dauert einen Vormittag.
Sie werden zwei Dinge sehen. Erstens, dass der Ablauf länger ist, als Sie dachten. Zweitens, dass mindestens eine Station nur existiert, weil eine andere fehlt. Wer an dieser Stelle ansetzt, digitalisiert nichts Großes. Er hat nur angefangen. Und was ein Werkzeug aus einem Ablauf macht, den vorher niemand aufgeschrieben hat, steht in Automatisierung macht schlechte Abläufe schneller.
Wenn der Blick von außen fehlt
Der eigene Ablauf ist der, den man am schlechtesten sieht, weil man ihn jeden Tag geht. Dafür gibt es die digitale Beratung bei hansakonzepte: erst der Ablauf, dann die Entscheidung, dann vielleicht ein Werkzeug.
Häufige Fragen
Warum scheitern Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand?
Selten an der Technik. Meistens daran, dass kein einzelner Ablauf benannt wurde, mit dem man anfängt, und dass das Vorhaben ohne Termin und Namen neben dem Tagesgeschäft läuft und dort verliert.
Wie viel kostet Digitalisierung?
Das hängt davon ab, was gemeint ist. Ein ganzes Unternehmen umzubauen kostet, was man hineinsteckt. Einen Ablauf zu digitalisieren, der jede Woche drei Stunden frisst, kostet weniger als diese Stunden im Jahr.
Brauchen wir dafür eigene IT-Leute?
Keine Abteilung. Eine Person im Haus, die den Ablauf kennt, und eine, die ihn umsetzen kann. Die zweite kann von außen kommen, die erste muss aus dem Betrieb sein.
Sind Sicherheitsbedenken ein Grund zu warten?
Sie sind ein Grund, Fragen zu stellen: Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, was passiert bei einem Ausfall. Wer diese Fragen vor der Einführung beantwortet bekommt, hat das Bedenken erledigt.
Womit fange ich morgen an?
Schreiben Sie einen Ablauf auf, der Sie jede Woche ärgert, mit allen Stationen und Namen, und lassen Sie ihn von den Beteiligten gegenlesen. Ein Vormittag reicht, und die erste Baustelle steht danach auf dem Papier.
